Process - Beslut - Effekt
Det finns en slentrian att se på förberedelserna som att ta fram ett beslutsunderlag dvs. fakta i målet, en analys, kreativa idéer om vad som kan göras, analys av dessa etc. Men processen att ta fram sådant underlag har många gånger andra viktiga komponenter. Analys av fakta ger vanligtvis en rimligt god uppfattning av bakgrund, nuläge och tendenser för vad som kan komma att hända. Det är svårare att skapa bilder av de omgivningar och situationer som kan komma att råda framöver och se de handlingsvägar som med god sannolikhet ger önskade effekter. Det gäller också att förstå alla berörda beslutsfattares restriktioner och kriterier, att finna en rekommenderad linje som vinner allas gillande, att mobilisera entusiasm som säkerställer att förverkligandet av beslutet sker med kraft etc. Beslutsunderlagets effekt är starkt beroende av dess trovärdighet och det grundläggs i en av alla accepterad faktabas, tydlig analys och realistiska bedömningar. Insyn, öppenhet och delaktighet är också viktiga komponenter. Det sätt på vilken processen riggats och strukturerats för att förbereda beslutet är inte bara avgörande för smidighet eller frustration vid beslutet utan har stor betydelse för effekten av beslutet.
Process och metod
Processer och metoder blandas alltför ofta samman. Genom att välja ett verktyg, en metod, tror man ibland att man har skapat en process för att ta fram ett beslutsunderlag och med hjälp av det ge stöd i beslutsprocessen. Det är feltänkt. Att använda scenarier, prognoser, enkäter, intervjuer, statistik etc. är verktyg som, rätt använda, är bra för att ta fram underlag. Användning av dessa metoder är dock inte i sig en process för beslutsstöd. En sådan innefattar betydligt mer.
Några av de etablerade processer som brukar användas har egna namn. Systemanalys och framsyn (en försvenskning av det engelska ”foresight”) är sådana exempel. I dessa fall finns en genomarbetad strukturerad process att luta sig emot, hela kedjan från problemdefinition, kunskapsinhämtning, analys, kreativ generering av handlingsalternativ, analys av aktörernas prioriteringar, mobilisering för ett rekommenderat val etc. finns dokumenterad. Den enskilda situationen avgör hur långt in i beslutsprocessen eller t.o.m. implementation av fattat beslut som arbetsprocessen innefattar. De två processerna systemanalys och framsyn har inte tillräcklig bredd för att täcka in alla behov. Speciellt vid korta och snabba behov eller vid regelbundet återkommande processer krävs andra angreppssätt.
De som professionellt arbetar med sådana processer måste ha en arsenal av beprövade arbetsgångar vars tyngdpunkter måste anpassas till varje enskilt fall beroende på processens huvudproblem. Det kan handla om tillgång till information, politisk risk, ekonomisk risk, teknologisk risk, genuin osäkerhet om framtida omgivning, beslutsfattarnas oenighet, berörda aktörers motstånd, balans mellan att följa trender eller forma trender etc.
Krav på effektiva processer
En process för att ta fram ett beslutsunderlag som syftar till såväl en effektiv beslutsituation som effektiv implementation måste uppfylla krav i flera dimensioner. Det gäller krav på:
Sakinnehållet
Trovärdighet
Skapa grund för agerande
Kreativitet (icke-triviala slutsatser)
Riskvärdering
Projektstruktur
Arbetsgemenskap (för ömsesiidigt lärande)
Snålhet i tid och resurser (lean)
Resursbalans
Nyckelfaktorer
Två ofta underskattade faktorer är resurssnålhet ("lean") och kreativitet. Det är inte ovanligt med alltför långa processer. Det behöver absolut inte vara fel med långa processer. De japanska framsynsprojekten är exempel på policyprocesser som kan pågå i nästan två år men där en stor del av nyttan ligger i att alla berörda från enskilda forskare till ministerium och politiker är någorlunda överens om vilka prioriteringar som skall gälla för landets forskningsbudget. I andra sammanhang kan det vara svårt att se hur mera tid och andra resurser leder till ökat värdeskapande. Det måste finnas ett fokus på att få fram utkast till potentiellt bra beslut. Informationsinsamling och analys är bara ett underlag för att få fram sådana förslag. Omfattningen av informationsinsamling och analys måste bestämmas av dess värde för att få fram sådant kreativt värdeskapande. Det finns alltid en fara att processser av detta slag får ineffektiv balans mellan informationsinsamling och analys å ena sidan och skapande av och analys av potentiella handlingsvägar å andra sidan.
